Masraf Planlaması Nedir? Şirketler için Neden Önemlidir?

Çalışanlar ve yöneticilerin şirket için yaptığı masraflar kurum içi yönetimde zaman alan ve sorun yaratmaya meyilli işlemlerdir. Bu nedenle Masraf planlaması yapmak ve masraf harcamalarını doğru belgelendirmek zor olabilir.  Basit gibi görünen fiş toplamak ve masraf kalemlerini düzenlemek işlemleri bile sayıları arttıkça karışıklığa neden olabilir. Masraf planlaması yapmak tüm bu operasyonel süreçleri doğru ve kusursuz yönetmek için yapılması gereken uygulamadır.

Şirket olağan, olağandışı ve faaliyet giderlerini nasıl ki kayıt altında tutmak ekonomik başarı için önem arz ediyorsa aynı durum masraf kalemleri için de geçerlidir. Masrafların genel olarak tek bir başlık altında toplanması uzun yıllardır şirketlerin yaptığı fakat verimsizlik nedeniyle artık vazgeçtiği süreç yönetim tarzlarından biridir. Şirketin gereksiz masraf yapıp ekonomisine zararlı eylemlerde bulunduğunu anlamasının yolu sadece kategorilendirme ve detaylı analizlerden geçer. Bu sebeple çoğu büyük çaplı şirket kurumsal masraf planlama sisteminde kategorilere ayırma dönemine geçer.

Masraf Planlamasının Şirketler için Önemi

Şirket harcamaları bir işletmenin gider kalemleri arasında yer alır. Bu nedenle şirkete para getiren değil, para çıkışına neden olan durumlardır. Faaliyetin geliştirilmesi amacıyla yapılıyor olsa dahi fark edilmeyen küçük harcamalar birikip dağ olabilir. Peki, bu ne demek?

Örneğin, düzenli olarak top kâğıt, kalem ve ofis gereçleri alan bir şirkette teknolojinin yaygınlaşması nedeniyle artık eskisi kadar bu ürünlere ihtiyaç duyulmuyor olabilir. Çoğu sistemin dijitale taşınması çalışan işlerini kolaylaştırsa da doğru planlanmayan ofis giderleri masrafı gereksiz harcamaya dönüşebilir. Ya da çalışan masraflarının ödenmesi sistemin sorunlu işlemesi nedeniyle eksik ve hatalı gerçekleştiği için personelin motivasyonu kaybolabilir. Birçok noktada masraf planlamasının doğru yapılması ekonomik başarı ve verimlilik ile alakalıdır.

Detaylı olarak masraf planlamasının şirketler için önemi ele alınırsa ilk başa verimlilik yazılmalıdır. Masraf formu doldurma, fiş ve belge bekleme, onay süreçlerinin uzaması ve hatalı işlemler nedeniyle şirket verim kaybı yaşar. Personel aslında çok daha kolay bir yoldan çözülebilecek masraf kalemleri ile uğraşacağı vakitte firma için daha önemli görevleri yerine getirebilir.

Masraf planlamasında kategorilere ayırmak ise şirkete maliyet açısından fayda sağlar. İhtiyaç duyulmayan sarf malzemelerinin alınması, gereksiz ödemelerden vazgeçilmesi ve giderlerin hangi kaleme ne kadar yapıldığını anlamak doğru strateji geliştirmeyi sağlar. Şirket için yeterince kar getirmeyen ve büyük bir külfet olan kalemlerin tespiti, mal ve ürünlerin en verimli şekilde değerlendirilmesi ve israfı önlemek kategorilere ayrılmış masraf planlama getirilerindendir.

Verimli Masraf Planlama Yöntemleri

Şirket içi masraf yönetiminde geleneksel yöntemler ile masraf raporu ve formu doldurmak artık terk edilmesi gereken bir uygulamadır. Masraf formu ve raporlama işlemlerinin dijitale taşınması hem detaylı analiz yapmayı kolaylaştırır hem de süreç hızını artırır. Çalışanın masraf raporu doldurma sürecinde yaşadığı sorunları ve aksayan ödemeleri ortadan kaldırmanın yolu bu amaçla geliştirilmiş yazılımları kullanmaktır.
Masraf kategorilendirme ile yapılan harcama kalemlerini belirlemek artık şirketlerin benimsemesi gereken politikalar arasındadır. Her kategori için farklı bir bütçe ayrılarak planlamaya dahil edilmesi israfı ve karışıklığı önler. Şirketin genel, dönemlik ve periyodik işleme sistemine ve ihtiyaçlarına göre kategori başına ayrılan bütçe miktarı azaltılıp arttırılabilir.

AlmanPay çözümleri ile gider ve gelirleri en kısa yoldan yönetebilirsiniz. AlmanPay çözümleri çalışanların şirket için yapacağı harcamaları gelişmiş yöntemlerle kontrolünü sağlar. Masraf planlama sistemi ile çalışan kendi cebinden ödeme yapmadan şirket aracılığı ile ona iletilen AlmanPay çözümlerini kullanarak harcamaları yapabilir. Sanal ve fiziki güvenli ödeme yöntemleri ile şirket adına direkt olarak belli kurallar çerçevesinde ödeme mümkün olur.

Çalışan kendi cebinden plansız olarak yapılan harcamaları masraf kalemi olarak şirketten geri almak isterse sistemdeki geri ödeme metotlarını kullanabilir. Masraf geri ödeme talebi için sisteme girilen “çalışan hesap bilgisi” ve yüklenen “fiş - fatura görselleri” direkt olarak muhasebe tarafından incelenir. Çalışanın elden bilgi ve belge vermesine gerek kalmadan muhasebe tarafından onaylanan ödemeler çalışanın hesabına doğrudan yatırılır.
Detaylı masraf planlama ve harcama yönetimi takibi yaparak şirket içi verimliliği artırmak istiyorsanız şimdi AlmanPay çözümleri ile tanışın!