Şirketinizin Harcama Onay Sürecini Nasıl Kolaylaştırırsınız?

Şirket harcamaları onayı, iş sürecinin kesintisiz ilerlemesi için talimatın verilmesinden ödemeye kadar süreklilik arz etmelidir. Ne yazık ki henüz sistemi tam oturtamamış küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) başta olmak üzere birçok şirket bu süreçte sorun yaşar. Çalışanların bireysel ve takım halinde yapacakları harcama; talimat, inceleme, onay ve ödeme süreçlerinden geçerken farklı departmanlara ve sorumlulara iletilmelidir. Departman yoğunluğu, çalışanların yerinde olmaması, harcama belgelerinin eksik ve hatalı doldurulması iş akışını sekteye uğratabilir. Harcama onay sürecini otomatik hale getirmek ve ön tanımlı bakiye yüklemek gibi çözümlerse çalışan ve kurum için kolaylığın yanı sıra avantaj kazandırır.

Harcama Onay Süreçleri Verimliliği Etkiler

Harcama yönetimi kurum içi verimliliğin sağlanmasında başlı başına rol oynayan bir durumdur. Özellikle yeni yapılanan şirketlerde harcama yönetimi için yeterince özen ve motivasyon gösterilmez. Çoğu durumda bu harcamaları yönetmek için özel bir departman bulunmadığından problem oluşur. Problemler de çalışanlarda motivasyon kaybı ve isteksizlik gibi direkt olarak verimi düşüren sonuçlar doğurabilir.

En büyük sorunlar arasındaki harcama onay belgesi hataları süreci kesintiye uğratır ve şirket karlılığına olumsuz yansır. Hizmet, iş, süre ve ödeme tutarı gibi farklı verilerin yer aldığı harcama onay belgelerindeki veri önemlidir. Birçok farklı kişi tarafından incelenen belgelerde basit hataları gözden kaçırmak kolaydır. Harcama sonrası teslim edilen raporlarda eksik fiş ve fatura sorunlarından doğan gecikmeler de işin can sıkıcı yanları arasındadır.

Departman ve çalışan eksikliği çoğu durumda zaman yönetimini verimsizleştirir. Çalışanların kendi görevlerine odaklanmak yerine harcama onay sürecinde rol alması iş planının gerisinde kalınmasına neden olur. Süreçte rol alan kişilerin yerinde bulunmaması ya da meşgul olması harcama onay sürecini geciktirir. Bu durumda geciken onay ve ödeme harcama alacak çalışanda motivasyon kaybı yaratırken yetkili personelin işinin gereksiz uzamasıyla sonuçlanır.

Zamanında yapılmayan ödemeler onay sürecindeki en büyük problemdir. Harcama tutarı en başından belli olsa dahi manuel olarak sürecin yürütülmesi sırasında ortaya yeni tutarlar çıkabilir. Farklı bir şehir ya da ülkede görevli olan ekibin yeni durumda harcama alması gereken onayları uzaktan halletmesi meşakkatlidir. Onay sürecini sistemsel hale getirmek iş akışını kolaylaştırıp kurum içi düzeni artırırken çalışanda güven ve motivasyon duygusu oluşturur.

Neden Harcama Süreçlerini Otomatikleştirmelisiniz?

Şirket harcamaları talebinin hızlı ve doğru şekilde sonuçlanması için AlmanPay’a güvenebilirsiniz. Peki harcama onay sürecini yönetmek ve otomatik hale getirmek ne kazandırır?

Çalışanların ödemelerini online olarak yönetmek, yeni limit tanımlama ve sınırlandırma imkanı sunar. Yurtdışında görevli bir ekip için ayrılması gereken limiti tahmin etmek zordur ve sınırsız kart verilebilir. Bu durumda ekibin süreçte gereksiz harcama yaptığı çok geç fark edilebilir. Oysaki süreci online olarak kontrol edip yönetme imkanı gerekli durumda yeni limit tanımlama, böylece bilinçli harcama yönetimi sağlar. Çalışanların da görev aldıkları bölgede zor durumda kalması ve kendi cebinden harcama yapması engellenir. Çalışanın şirkete duyduğu finansal güven motivasyon ve sadakatini olumlu etkiler.

Belge hazırlama, bastırma, kontrol, imza, onay ve ödeme süreçleri kısa süre içinde online olarak yapılır. Sürecin otomatik onayla daha kısa sürmesi için ekip ve çalışanlara özel tanımlama şansı vardır. Bu sayede birçok çalışanın harcamalarını onaylama, kontrol ve yönetim süreci daha kısa sürede ve hatasız gerçekleşir. Hatalı ve eksik belge teslimi, rapor hataları, finansal analizin veri hatası yüzünden riske girmesi sorunları ortadan kalkar. Güvenilir veriler harcama yönetimi ve masraf planlama için başlıca gereksinimdir.

Çalışanların görev süresince fiş ve fatura toplaması, bu belgeleri güvenle saklaması ve kayıt altına alması en zorlandıkları konudur. AlmanPay sistemi otomatik olarak fiş ve fatura yüklemeye uygundur. Bu nedenle alınması unutulan ve kaybedilen faturalar yerini gerçek zamanlı verilere bırakır.

AlmanPay ile Harcama Onay Süreçlerini Kolaylaştırın

Şirketin harcama yönetimi konusunda sorunlarını çözmek ve verimliliği artırmak istiyorsanız AlmanPay özelliklerini kullanabilirsiniz.

• Takım oluşturma ile belli bir ekip için bütçe ataması yapabilir daha sonra takım odaklı harcama analizi yaparak süreç hakkında doğru verileri elde edebilirsiniz.
• Harcama sistemine kendi kurallarınızı koyarak süreç yönetimini üst noktaya taşımanız mümkündür.
• Şirket içi kurallara uygun olarak onay sistemine ulaşabilen ve etkileşim veren çalışanları belirleyebilirsiniz.
• Sanal kart oluşturarak takım ve bireysel odaklı limitler atayabilir, limitleri değiştirebilirsiniz.
• Çalışanlarınız harcama faturalarını sisteme direkt olarak ekleyebildiği için rapor hazırlama sürecinde yaşanan aksaklıklar ortadan kalkar.
• Çalışanlar şirket için yapacakları harcamalar için sistem üzerinden fiziksel ya da sanal kart, havale, eft talebi açabilir. Takım liderinin onay vermesi ile ödeme fiziksel kart, sanal kart olarak ya da hesaba havale, eft olarak yatar.

Şimdi siz de şirket içi verimi yükseltmek ve iç işleyişi hızlandırmak için AlmanPay ile harcama süreçlerinizi en doğru, hızlı ve kolay şekilde yönetebilirsiniz.